Засади використання автоматизованої системи документообігу Полтавського окружного адміністративного суду

Затверджено

Рішенням зборів  суддів Полтавського окружного адміністративного суду

від  10 серпня 2015 року  №  5

зі змінами, затвердженими рішенням зборів суддів

Полтавського окружного адміністративного суду

від 04 квітня 2016 року № 3,

від 10 травня 2016 року № 4,

від 06 лютого 2017 року № 2,

від 10 лютого 2020 року № 1

від 15 вересня 2021 року № 3 (редакція вводиться в дію з 01.10.2021)

в редакції рішення зборів суддів

від 20 березня 2025 року № 3

(редакція вводиться в дію з 01.04.2025,

крім абзацу 3 пункту 3.12 та п. 3.15

у частині, визначеній у рішенні зборів суддів)

ЗАСАДИ       

використання автоматизованої системи документообігу

Полтавського окружного адміністративного суду

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Полтавського окружного адміністративного суду (далі Засади) розроблені  відповідно до вимог Закону України “Про судоустрій і статус суддів”, Кодексу адміністративного судочинства України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

1.2. В Полтавському окружному адміністративному суді (далі - суд) використовується комп’ютерна програма “Діловодство спеціалізованого суду” (далі -  КП “ДСС”).

1.3.  КП “ДСС” використовується виключно для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

1.4. Для функціонування КП “ДСС” в суді забезпечується:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.5.  КП “ДСС” забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.6.  Користувачами КП “ДСС” є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду.  

1.7.  Користувачі КП “ДСС” вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.8.  Користувачі КП “ДСС” зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.9.  Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

ІІ. Принципи використання

автоматизованої системи документообігу суду 

2.1.  Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах:

централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

оперативності внесення даних до програми;

достовірності внесеної до програми інформації;

захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

відкритості інформації про стан розгляду справ;

відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

ІІІ. Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

3.1.  Розподіл судових справ та матеріалів між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (надалі - Положення).

3.2.  Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ адміністративної юрисдикції у Полтавському окружному адміністративному суді не запроваджується.

3.3.  Справа, розгляд якої відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України здійснюється колегією суддів в обов’язковому порядку, розглядається постійною колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою суддя-доповідач.

Персональний склад постійних колегій суддів визначається зборами суддів.

Постійна колегія суддів складається із трьох суддів основного складу та резервних суддів. Кожен суддя суду входить до основного складу щонайменше однієї постійної колегії.

Для кожної постійної колегії суддів збори суддів відповідного суду визначають резервних суддів строком на один рік.

Якщо справа має розглядатися суддею одноособово, але суддею ухвалено рішення (постановлено ухвалу) про її колегіальний розгляд, то колегія для розгляду такої справи формується шляхом автоматичного розподілу між суддями динамічно зі всього складу суддів випадковим вибором після постановлення відповідної ухвали суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.  

3.4.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.5.  На підставі окремих розпоряджень голови суду не здійснюється автоматичний розподіл справ суддям у випадках виконання ними іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя, а саме: здійснення узагальнення судової практики, аналізів стану здійснення судочинства тощо.

3.6.  У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення виявлених недоліків.

Розподіл судових справ у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи понад п’ять робочих днів, починаючи з шостого робочого дня здійснюється уповноваженою особою апарату суду, яка відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу справ, у такому порядку:

-   за списком суддів в алфавітному порядку шляхом розподілу справ у міру їх надходження почергово – в порядку розташування прізвищ суддів-доповідачів у списку відповідно до абетки з урахуванням наявності в судді повноважень щодо розгляду судової справи;

-   колегія для розгляду справи формується зі всього складу суддів (або відповідно зі складу суддів основного складу та резервних суддів постійної колегії суддів) почергово - в порядку розташування прізвищ суддів у списку відповідно до абетки після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.

Розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) здійснюється за правилами, визначеними цим пунктом, починаючи з другого робочого дня неможливості функціонування автоматизованої системи.

3.7.  Розподіл справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється між усіма суддями, які мають повноваження, без врахування суддів, які на момент розподілу таких справ відсутні з поважних причин (лікарняний, відпустка, відрядження тощо).

3.8.  У Полтавському окружному адміністративному суді встановлюються наступні коефіцієнти, які враховуються під час автоматичного розподілу справ:

1. Коефіцієнт складності адміністративних справ - 1.
2. Коефіцієнт виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

- для голови суду – 0,8 (80%);

- для заступника голови суду – 0,8 (80%);

- суддя, який є членом Ради суддів України - 0,5 (50%);

- суддя, який є членом Вищої ради правосуддя  - 0,5 (50%);.

3. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи:

- для судді – доповідача (у складі колегії) – 0,9;

- для судді (одноособово) – 1;

- для члена колегії – 0,5.

Рівень навантаження (коефіцієнт) для суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, судді, який є членом Ради суддів України, Вищої ради правосуддя  застосовується:

- для голови суду та заступника голови суду – з першого по останній день повноважень на адміністративній посаді згідно з відповідним рішенням зборів суддів;

- для судді, який є членом Ради суддів України, Вищої ради правосуддя - з першого по останній день повноважень члена Ради суддів України, Вищої ради правосуддя.

3.9. Винятково у разі, коли суддя (суддя-доповідач) у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).

3.10. Визначити обставини, які унеможливлюють участь судді, судді-доповідача у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом:

1)        Тимчасове відсторонення від здійснення правосуддя, яке  перевищує 14 днів.

2)        Соціальні відпустки, а саме:

- відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;

- відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

- відпустка у зв'язку з усиновленням дитини.

3)        Відпустка без збереження заробітної плати матері або іншим особам, зазначеним у   частині третій статті 18   та   частині першій статті 19    Закону “Про відпустки”, в разі якщо дитина потребує домашнього догляду, - тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, - не більш як до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію "дитина з інвалідністю підгрупи А" або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги - до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку.

4)        Припинення трудових відносин із суддею.

3.10.1. Перелік обставин, визначених п.3.10, в необхідних випадках може доповнюватися чи скорочуватись відповідними рішеннями зборів суддів.

3.10.2. У разі настання обставин, передбачених п. 3.10., невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу справ, починаючи з першого робочого дня після настання вказаних в них обставин згідно із відповідним рішенням Вищої ради правосуддя (щодо тимчасового відсторонення від здійснення правосуддя) або згідно із відповідними наказами голови суду (щодо інших обставин), або рішенням зборів суддів згідно з п. 3.10.1.

3.10.3. Підставами для прийняття керівником апарату вмотивованого розпорядження  про передачу для повторного автоматизованого розподілу невирішених судових справ є настання підстав, визначених у п. 3.10, та можливість порушення строку розгляду судових справ, передбаченого частиною 2 статті 193, статтею 258, частиною 2 статті 263, частиною 5 статті 280, частиною 11 статті 273, частиною 5 статті 275, частиною 2 статті 281, частиною 3 статті 282, частиною 7 статті 283, частиною 5 статті 284, частини 4 статті 287 Кодексу адміністративного судочинства України, а також встановлених Кодексом адміністративного судочинства України строків розгляду заяв/клопотань, вказаних у підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення у редакції рішення Ради суддів України від 11.11.2024 № 39.

Можливість порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, визначається помічником відповідного судді (а за його відсутності – особою (групою осіб), визначених розпорядженням керівника апарату, погодженого головою суду) у відповідній доповідній записці, в якій зазначається інформація про судові справи, в яких існує можливість порушення строку їх розгляду протягом періоду існування обставин, визначених у п. 3.10, із зазначенням граничних строків розгляду цих справ з посиланням на відповідні процесуальні норми.

3.10.4. Фактична передача для повторного автоматизованого розподілу невирішених судових справ, а також наступна передача таких справ іншому судді здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814, відповідно до вмотивованого розпорядження  керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) у такому порядку:

- невирішені судові справи вилучаються з кабінету судді працівником канцелярії у присутності помічника відповідного судді (за його наявності) та керівника апарату або особи, яка виконує його обов’язки, та передаються особі, відповідальній за автоматизований розподіл судових справ, для повторного автоматизованого розподілу;

- судові справи оглядаються на предмет їх повноти (відповідності даним електронної судової справи в автоматизованій системі документообігу суду) та оформлення, в разі необхідності здійснюється їх впорядкування та дооформлення особою (особами), визначеними керівником апарату (особою, яка виконує його обов’язки);

-  після повторного автоматизованого розподілу передача судових справ відповідним суддям здійснюється відповідно до загальних правил діловодства.

3.10.5. Голова суду або за його дорученням – заступник голови суду здійснює загальний контроль процесу передачі справ.

3.10.6. Встановити, що положення п.п. (3.9, 3.10, 3.10.1 – 3.10.5) цих Засад застосовуються також і до судових справ (проваджень), що підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі судді (колегії суддів).

3.11. Передача судової справи, заяв та клопотань процесуального характеру здійснюється раніше визначеному судді, судді-доповідачу у випадках, передбачених підпунктом 2.3.39 пункту 2.3  Положення у редакції рішення Ради суддів України від 11.11.2024 № 39.

Раніше визначеному судді, судді-доповідачу передаються також позовні заяви/справи, що повторно надійшли до суду на підставі ухвали відповідного суду про передачу справи, якщо така позовна заява/справа вже раніше була передана за підсудністю до такого суду, повторні заяви про забезпечення позову, доказів, заяви про скасування заходів забезпечення позову, заяви про заміну одного заходу забезпечення позову іншим, що подані до подання позовної заяви.

3.12. Раніше визначеним КП “ДСС” суддею вважається визначений у встановленому законодавством порядку суддя (суддя - доповідач), в провадженні якого перебуває справа, що не вирішена по суті, або який ухвалив рішення (постановив ухвалу), за результатами судового розгляду адміністративного позову.

Раніше визначеним КП “ДСС” суддею щодо повторних заяв про забезпечення позову, доказів,  заяв про скасування заходів забезпечення позову, заяв про заміну одного заходу забезпечення позову іншим, що подані до подання позовної заяви, та позовних заяв, які надійшли після подання до суду вказаних заяв, вважається визначений у встановленому законодавством порядку суддя (суддя - доповідач), що розглядав першим питання про забезпечення позову або доказів.

Раніше визначеним КП “ДСС” суддею стосовно позовних заяв/справ, що повторно надійшли до суду на підставі ухвали відповідного суду про передачу справи (якщо така позовна заява/справа вже раніше була передана за підсудністю до такого суду),  є суддя (суддя – доповідач), що постановив ухвалу про передачу справи за підсудністю до такого суду.

3.13. У разі, якщо раніше визначений у справі суддя (суддя-доповідач) у визначених законодавством випадках не може продовжувати розгляд  судових справ, які надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій для подальшого розгляду, і підлягають передачі даному судді (судді-доповідачу) як раніше визначеному у справі судді (колегії суддів), такі справи підлягають автоматизованому розподілу за правилами здійснення повторного автоматизованого розподілу справ між суддями.

3.14. У разі, якщо раніше визначений по справі суддя (суддя-доповідач) у визначених законодавством випадках не може продовжувати розгляд справи, судові матеріали, які надходять у справах, що були розглянуті даним суддею, і підлягають передачі даному судді (судді-доповідачу), як раніше визначеному у справі судді, колегії суддів, підлягають автоматизованому розподілу  за правилами здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

3.15. Раніше визначеному судді (судді-доповідачу) у всі дні його присутності на роботі розподіляються шляхом передачі тому самому судді усі судові справи (матеріали заяв та клопотань), що передбачені підпунктом 2.3.39 пункту 2.3  Положення у редакції рішення Ради суддів України від 11.11.2024 № 39, та позовні заяви/справи, що повторно надійшли до суду на підставі ухвали відповідного суду про передачу справи (якщо така позовна заява/справа вже раніше була передана за підсудністю до такого суду), повторні заяви про забезпечення позову, доказів, заяви про скасування заходів забезпечення позову, заяви про заміну одного заходу забезпечення позову іншим, що подані до подання позовної заяви.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі судді (судді-доповідача) судові справи (матеріали заяв та клопотань), що передбачені підпунктом 2.3.39 пункту 2.3  Положення у редакції рішення Ради суддів України від 11.11.2024 № 39, та позовні заяви/справи, що повторно надійшли до суду на підставі ухвали відповідного суду про передачу справи (якщо така позовна заява/справа вже раніше була передана за підсудністю до такого суду), повторні заяви про забезпечення позову, доказів, заяви про скасування заходів забезпечення позову, заяви про заміну одного заходу забезпечення позову іншим, що подані до подання позовної заяви, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду в день їх надходження та підлягають автоматизованому розподілу шляхом передачі раніше визначеному у справі судді, колегії суддів в перший робочий день після завершення відсутності судді (судді-доповідача).