Графік та порядок особистого прийому громадян керівництвом

Полтавського окружного адміністративного суду

1. Загальні положення.

1.1. Порядок організації та проведення особистого прийому громадян в Полтавському окружному адміністративному суді (надалі – Порядок) розроблений відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

1.2. Відповідно до статі 12 Закону України «Про звернення громадян» дія цього Порядку не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений кримінальним процесуальним, цивільним процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Кодексом адміністративного судочинства України, законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про запобігання корупції», «Про виконавче провадження», «Про адміністративну процедуру».

1.3. Порядок регулює питання організації та проведення особистого прийому громадян в Полтавському окружному адміністративному суді (далі – суд).

1.4. Основною метою затвердження Порядку є забезпечення дотримання вимог Конституції України, та законодавства України щодо забезпечення громадянам та юридичними особами (необхідних умов для реалізації їх конституційних прав на звернення, оскарження дій посадових осіб та внесення пропозицій щодо поліпшення організації діяльності суду, виявлення недоліків у його роботі.

1.5. Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах.

2. Організація особистого прийому громадян

2.1. З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів і виключення при цьому передумов для незаконного впливу на суддів, особистий прийом громадян у суді, здійснює керівництво суду: голова суду, його заступник, керівник апарату та його заступник, а у разі їх відсутності - особи, які виконують їх обов’язки.

2.2. Особистий прийом громадян здійснюється в межах їх повноважень, визначених Законом України «Про судоустрій і статус суддів», посадовими інструкціями та внутрішніми актами суду.

Керівництво суду не здійснює особистий прийом громадян з питань, що пов'язані із здійсненням правосуддя суддями в конкретних судових справах та належать виключно до повноважень суддів.

Звернення на особистому прийомі до суду громадян, організацій чи посадових осіб, які відповідно до закону не є учасниками судового процесу, щодо розгляду конкретних справ не розглядаються, якщо інше не передбачено законом.

2.3. Особистий прийом громадян проводиться відповідно до вимог чинного законодавства, Правил внутрішнього трудового розпорядку суду та інших внутрішніх нормативних актів суду. Особистий прийом громадян здійснюється згідно із графіком (Додаток 2) і проводиться в службових кабінетах відповідно голови суду, його заступника, керівника апарату суду та його заступника або в окремому спеціально обладнаному для цього приміщенні.

2.4. Графік та Порядок розміщуються в доступному для вільного доступу місці в приміщенні суду на інформаційному стенді та на вебсайті суду.

2.5. Особистий прийом здійснюється за попереднім записом в порядку черговості. Попередній запис здійснюється до кінця робочого часу робочого дня, який передує дню прийому, працівником суду, відповідальним за роботу зі зверненнями громадян, за телефоном або з використанням іншого засобу комунікації (перелік засобів комунікації розміщуються в доступному для вільного доступу місці в приміщенні суду на інформаційному стенді та на вебсайті суду).

Під час попереднього запису фіксуються такі дані: прізвище, ім'я, по батькові особи; короткий зміст питання, з яким особа планує звернутися на прийом; посадова особа, до якої особа планує звернутися на прийом; дата та конкретний час, в які особа планує звернутися на прийом.  

2.6. До початку особистого прийому громадян здійснюється їх реєстрація. Реєстрацію здійснює працівник суду, відповідальний за роботу зі зверненнями громадян, шляхом внесення даних про особу, що з’явилася на особистий прийом, до Картки обліку особистого прийому громадян в паперовій або електронній формі в автоматизованій системі документообігу суду.

2.7. Для реєстрації на особистому прийомі громадянин повинен пред’явити документи, що посвідчують його особу (документи, які підтверджують право на представництво інших фізичних чи юридичних осіб).  

2.8. Під час реєстрації з'ясовуються: прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, посада на підприємстві, установі, організації – у разі представлення інтересів юридичної особи, зміст порушеного питання, а також, чи звертався раніше громадянин письмово або на особистому прийомі до суду, які питання ним порушувались, результати їх розгляду.

Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

2.9. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося в суді, проводиться у разі, коли попереднє питання не було вирішено по суті.

2.10. У разі повторного звернення громадянина працівник суду, відповідальний за роботу зі звернень громадян, вивчає архівні матеріали з порушеного питання та надає їх особі, яка буде здійснювати особистий прийом.

2.11. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх законні представники, або представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку.

Присутність інших сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

2.12. Прийом осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», а також інших громадян, які мають відповідні встановлені законодавством пільги, проводиться першочергово.

2.13. Народні депутати України, депутати місцевих рад мають право на невідкладний прийом з питань депутатської діяльності, який здійснюється в порядку передбаченому Законами України «Про статус народного депутата України», «Про статус депутатів місцевих рад».

2.14. Недієздатні громадяни на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються. Не допускаються на прийом також особи, які:

 - прибули з тваринами та відмовляються залишити їх за межами приміщення суду;

 - мають при собі громіздкі речі, у тому числі валізи та відмовляються залишити їх у відведеному для цього місці;

 - мають при собі зброю та вибухонебезпечні предмети, речовини;

 - мають ознаки перебування в стані алкогольного та/або наркотичного сп’яніння;

 - мають брудний одяг та зовнішній вигляд, що не відповідає суспільним моральним критеріям.

3. Проведення особистого прийому громадян.

3.1. Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог, встановлених чинним законодавством та цим Порядком.

3.2. Питання, з якими звертаються громадяни, при можливості вирішуються під час особистого прийому. Особа, яка здійснює прийом, розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення або вичерпну інформацію, вживає заходи щодо усунення порушень (за їх наявності).

3.3. Якщо громадянином для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень) надаються відповідні документи чи матеріали, особа, яка здійснює прийом громадян, за необхідності, вивчає та аналізує їх.

3.4. У разі повторного звернення громадянина, особа, яка здійснює прийом громадян, вивчає архівні матеріали з порушеного питання, з'ясовує причини повторного звернення, надає необхідні роз'яснення, можливу допомогу.

3.5. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення порушених громадянином питань, особа, яка веде прийом громадян, може залучати до їх розгляду працівників апарату суду, або одержувати від них необхідну інформацію.

3.6. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції суду або виходить за межі повноважень керівництва суду, особа, яка веде прийом, роз’яснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи треба звернутися для його вирішення, надаючи за можливості необхідну для цього інформацію (вказує адресу, номер телефону тощо).

3.7. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви або звернення занотовується особою, яка здійснює прийом у картці особистого прийому. Такі звернення розглядаються у тому ж порядку, що й письмові звернення - в порядку, встановленому Законом України «Про звернення громадян». Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

3.8. Письмові звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до відділу документообігу та організаційного забезпечення (канцелярія суду) для реєстрації.

4. Обов’язки та відповідальність осіб,

які здійснюють особистий прийом громадян

4.1. Працівник суду, відповідальний за роботу зі зверненнями громадян, веде діловодство щодо особистого прийому громадян у суді, здійснює систематичний аналіз і узагальнення звернень громадян на особистому прийомі в суді та кожного півріччя інформує керівництво суду з цього питання у формі відповідної довідки.

4.2. Особи, які здійснюють прийом громадян, зобов’язані:

 - забезпечити прийом усіх громадян, які з’явилися на особистий прийом, з урахуванням Правил внутрішнього трудового розпорядку суду та визначеного графіку роботи суду;

 - приділяти особливу увагу вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки;

 - з’ясовувати причини, що породжують повторні звернення громадян, запобігати проявам упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень;

 - вживати дієвих заходів для поновлення прав і свобод громадян, порушених унаслідок недодержання вимог законодавства про звернення громадян, притягнення винних осіб у встановленому порядку до відповідальності.

4.3. Посадові особи суду, які здійснюють особистий прийом громадян, несуть відповідальність згідно із чинним законодавством за недотримання вимог Закону України «Про звернення громадян» та інших нормативно - правових актів щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їх звернень.